手動管理からの脱却!求人案件管理の効率化について事例を交えて紹介!

たくさんの求人を掲載していると、案件の入れ替えや停止、新しい案件の追加によって非常に煩雑な作業が発生します。
特に派遣や人材紹介など、多くの求人を保有している企業様ではこの傾向が顕著ではないでしょうか。
ここでは、弊社独自の方法で、顧客によってカスタマイズできる求人案件管理の効率化について紹介します。

※システムの導入などを促すものではありません。

求人案件管理の効率化についてご紹介します

先程挙げた通り、派遣人材紹介における求人案件管理は、非常に多くの時間とエネルギー、人的リソースを必要とします。
場合によっては数百~数千もの求人案件を管理する人事担当の皆様は「どうやったら効率よく管理できるか」を常にお考えではないでしょうか。

完全に自動化するためには管理システムの導入が一番効率的かもしれません。しかし、そこまで費用を掛ける必要があるでしょうか。求人管理をする目的で導入するものでも、いろいろな機能がついていることによって割高になることも珍しくありません。

完全な手動管理から脱却し、求人案件の効率的な管理方法を構築することで、業務効率を飛躍的に向上させることが可能です。弊社では主に、多数の求人を掲載できるIndeed(インディード)の管理において効率化を推進することに成功しています。

Indeedについて詳しく知りたい方は以下のページをご覧ください▼

手動管理からの脱却!求人案件管理の効率化方法

弊社では、社内のエンジニアと協力してGoogleスプレッドシート・GAS(Google Apps Script)を用いた求人案件管理の効率化を実現できました。

※スプレッドシート・GASは無料で使うことができるGoogleのサービスです。https://www.google.com/intl/ja_jp/sheets/about/

スプレッドシートはネット環境さえあればどこからでもアクセスできるため、例えば外出先から直接求人情報を修正するなど、場所や時間に縛られることがありません。

もちろんセキュリティも万全です。許可されたユーザーのみアクセスできるため、クライアント、弊社の営業担当、エンジニア、Indeed運用担当など、限られたメンバーだけで管理できます。

求人案件管理を効率化し、時間を大幅に短縮した事例

そこで、具体的にどのような方法によって案件管理を効率的に進めることができたのか、実際に運用している企業様の事例を紹介します。

求人案件管理を効率化した事例① Y社様

企業情報:全国に店舗を構えるチェーン店
課題:年間2億円もの費用をかけているが常に人手不足。採用に関して完全にブラックボックス化していた。
実施内容:求人案件管理の効率化/自動化に向けて動き出し、媒体の効果や都道府県別ではどうか、など多角的な視点でデータを見られるように柔軟なカスタマイズを進めた。

もともと、各エリアマネジャーや店長しか把握していなかった求人掲載状況を一元化することに成功し、効果の悪い案件・良い案件を洗い出すことによってコストパフォーマンスの最大化を実現することができました。

これにより、応募単価は導入前の1万円から、最終的に1,481円まで改善するなど、目に見えて大きな効果を出すことに成功しました。

求人案件管理を効率化した事例② U社様

企業情報:人材紹介会社様
課題:常に200~700件の求人を掲載しているため、どうしても効率的な案件管理方法を探す必要があった。
実施内容:弊社のエンジニアと協力し、お客様が求める目標に対して最適なサポートをできるよう、求人案件管理の効率化に着手。数百件レベルの案件を管理するために必要なのが「いかに時間を節約することができるか」。GASを用いて案件の入れ替えを自動化し、何かが変更されたセルの情報を保管しておくことで、変更前後の比較にも役立った。

実際に管理の効率化をおこなうことによって意思決定のスピードは格段に早くなり導入前の2023年8月の全体応募178件に対して、2023年10月は300応募と、約1.68倍の効果を出すことに成功しています。

派遣や人材紹介の人事担当者におすすめな理由

なぜ派遣や人材紹介の人事担当者に求人案件管理の効率化がおすすめなのでしょうか?

数百件を超える大量の案件を効率的に管理できます

事例の通り、派遣や人材紹介では、常に多くの求人案件を扱う必要があります。手動管理では、大量の情報を処理するのは非常に困難で時間がかかりますが、効率的な方法で管理することで、その時間を大幅に削減できます。
求人情報の一元管理はもちろん、入れ替えや追加などのプロセスを自動化し、リアルタイムのデータをすぐに更新できるなど、多くの機能をお客様ごとにカスタマイズできる自由度もあります。

競争が激化している業界で差別化を図れます

同業界では日々競争が激化しており、優れた求人案件管理の手法は、その競争を優位に進めるための大きな基盤になることでしょう。
データの一元管理・可視化により迅速な意思決定が可能になります。
実際に効果を出すことで、クライアントからの信頼を得ることができ、競合他社と差別化を図ることにもつながります。

弊社独自の求人管理方法は商品ではないため、Indeedなど弊社で求人を取り扱っていただいているお客様に対して還元できるサービスです。

求人案件管理 効率化のポイント

求人案件管理の効率化には、いくつか重要なポイントがあるため、そのポイントを詳しく説明します。

自動化とカスタマイズ

なんといっても、お客様ごとにカスタマイズができる自由度があるかという点に集約されます。
雑多なデータを見ている時間があれば、特定の数値に特化して「目標に対しての進捗はどうか」を見ている方がよほど生産的です。
取得できるデータは膨大になるかもしれませんが、その中で自社にとって何が重要かを取捨選択しなければなりません。そのため求人案件管理を効率化する際には、ある程度カスタマイズできる自由度が必要です。

リアルタイムなデータ更新

求人案件管理には、リアルタイムのデータを取得することが重要になります。求人情報と数値が常に最新であることは、効果的な採用活動に欠かすことができません。

レポーティングと分析

リアルタイムなデータを取得したあとは、レポーティングや数値の分析も不可欠です。費用対効果の悪い求人にいくら予算を投資しても、効果的な結果が得られない可能性が高いでしょう。であれば他の求人に予算を配分し、全体での効果最適化に向けて動くほうが建設的です。
そういった意思決定に必要になるのが、レポーティング分析機能です。
ただ、Indeedなどの広告においては、市場感やこれまでの傾向、予算の多寡など複合的な要因が複雑に絡むため、機械的な分析だけでは不足することは間違いありません。

弊社ではIndeedの運用に特化した「Indeed運用担当」を配置しており、効果最大化に向けて、営業、Indeed運用担当、ライター、ときにはエンジニアが1つのチームとなって、お客様をサポートします。

Indeedの効果出しについては以下の記事を参考にしてください▼

求人掲載~求人案件管理の効率化はR4にお任せ

手動管理からの脱却、求人案件管理の効率化は、ぜひR4にお任せください。
私たちは派遣や人材紹介業界に豊富な経験を持ち、求人掲載からデータの分析、それを助ける管理の効率化データの可視化まで、さまざまなサービスを提案できます。

大手のお客様から個人事業主まで対応します

R4は幅広いクライアントに対応しており、大手企業から個人事業主まで、幅広いニーズに対応できる実績があります。
お客様に最適なソリューションを提示し、競争力を高めるお手伝いをさせていただいています。
求人掲載から管理の効率化まで、詳しく知りたい方はぜひご相談ください。
R4には専門的な知識を持ったスタッフが多数在籍しています。

求人案件管理の効率化についてまとめ

手動管理から脱却し、求人案件管理の効率化を進めることは、派遣や人材紹介業界において非常に重要なことがお分かりいただけたのではないでしょうか。効率的な管理方法を導入することは、プロセスの最適化と時間やリソースを節約し、競争力を高めることにもつながります。

R4はこのような包括的なソリューションを提供し、お客様の成功に貢献できるような体制を築いています。
少しでも気になったご担当者の方は、ぜひお気軽にご相談ください。

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