ATSとは？採用業務の効率化には必須！ATSツール導入のメリットを解説

ATS(エーティーエス)とは？

ATS(エーティーエス)とは何か

ATS（Applicant Tracking System/直訳:応募者追跡システム）とは採用管理システムです。近年、企業が採用業務を効率化するために利用しているソフトウェアで、このシステムは応募者の履歴書や職務経歴書の管理、スクリーニング、面接のスケジューリングなど、採用プロセス全般の業務をサポートするものとなっています。

従来、企業の人事部門は数多くの履歴書や職務経歴書の管理という大量の業務に追われていました。しかし、ATSの登場により、これらの業務がデジタル化され、一元管理が可能となりました。具体的には、オンラインでの応募情報の収集、データのフィルタリング、面接日程の調整など、様々な機能を備えています。さらに、一部の先進的なATSにはAIを活用した自動スクリーニング機能なども搭載されており、人事担当者の負担を大きく軽減することが期待できます。

ATSの主な機能

ATS（採用管理システム）には、主に次のような機能が備わっています。

• 自社採用ホームページの作成
• 求人原稿の一括管理
• 応募者の一元管理
• 面接管理
• 効果分析

ATSツールの具体的な活用方法

ATSツールは、採用プロセスを効率化するための多機能なツールです。正しく活用すれば、企業の採用活動を劇的に改善することが可能になり、応募者側へのメリットにも繋がります。後述の具体的な活用方法を3つの視点で解説します。

応募者の管理とスケジュール調整

• 一元管理
  ATSツールを使用すると、全ての応募者情報を一元管理することができます。書類選考、面接日程、評価結果など、各ステップの情報を一つのデータベースで把握可能です。
• スケジュール自動調整
  ATSツールには、応募者との面接日程を自動で調整する機能が多く搭載されています。これにより、面接日程調整の手間やミスが大幅に削減できます。

採用プロセスの可視化と改善

• 採用フローの可視化
  ATSツールを使用すると、採用の各ステップがどの程度進行しているか、一目で確認することができます。
• 改善点の特定
  ATSツールの分析機能を利用すると、どのステップでの離脱率が高いか、どの職種や募集媒体からの応募が多いかなど、多岐にわたる分析が行えます。これを基に、採用プロセスの改善点を特定し、効果的な施策を打つことが可能です。

応募者とのコミュニケーション

• 面接自動調整機能
  応募者の管理とスケジュールでも述べていますが、自動スケジュール調整が可能なので、面接担当者の面接可能日時をスケジュールに登録しおくことで、応募者自ら面接希望日時を予約することができます。これにより、面接の24時間受付が可能となり、応募後の面接設定率の改善が可能となります。

• 自動返信機能
  応募者からの問い合わせや応募に対して、自動で返信メールを送る機能も搭載されています。これにより、1件1件応募者へのレスポンス速度を向上させることができます。
• 一括メール機能
  ATSツールを使用すると、応募者全員や特定のグループに対して、一括でメールを送信することができます。これにより、大量の応募者とのコミュニケーションもスムーズに行えます。

ATSツールを導入するメリット

採用業務の効率化

履歴書の整理から面接のスケジューリング、応募者のコミュニケーション管理まで、採用プロセスのあらゆる段階を自動化することが可能です。何百人、何千人もの応募者を管理することはとても労力がかかりますが、ATSを利用することで人事担当者は管理作業から解放され、対人スキルが求められる業務に注力できるようになります。

採用コストの削減

ATSを導入することで、採用に関わるコストを大幅に削減することができます。具体的には、広告費の最適化、外部リクルーターへの依存度の低下、選考プロセスのスピードアップなどがあります。長期的に見ると、適切な候補者の採用による人材の質の向上と定着率の改善も期待できるため、人材投資の回収期間が短縮される可能性があります。

人的ミスを防ぐ

手作業によるデータ入力や情報管理は、ヒューマンエラーを引き起こすリスクが常に伴います。ATSツールはデータの正確性を高め、応募者情報の整合性を保つことに大きく貢献します。応募者が重複していたり、適切な追跡が行われていなかったりする問題を自動で識別し、採用担当者が迅速かつ正確な意思決定を行えるよう支援します。

社内の情報共有

ATSツールは社内の情報共有を容易にします。例えば、応募者に関する情報や採用進捗状況をリアルタイムで共有することで、関連部門の連携がスムーズになります。また、採用活動における透明性が高まることで、組織全体としてより統一感のある採用戦略を実施できるようになります。

ATSツールの選び方

採用業務を効率化するためのATSツールは数多くの市場に存在します。アルバイト・パート採用、中途採用、新卒採用に特化したATSもあります。自社のニーズに合ったツールかを見極めるためには、いくつかの要点を押さえておく必要があります。

操作性

ATSツールを選ぶ際、操作性の良さは重要な判断基準です。直感的で理解しやすいユーザーインターフェースは、効率と生産性を向上させます。また、日々の作業をより迅速かつ正確に行えるため、全体的な採用プロセスの質が向上します。導入を検討する際は、実際にデモ版を使用してみるか、ユーザーレビューや評価を参照して、使いやすさを確認することが推奨されます。ATSの操作性が業務に適合しているかどうかを確かめることで、導入後の効果を最大限に引き出すことが可能となります。

価格とコストの比較

ATSツールを選定する際に、価格とコストも重要な検討事項になるのではないでしょうか。ATSツールの価格は機能の範囲、ユーザー数、サービスレベルによって異なります。安価なツールは基本的な機能を提供することが多く、高価なものはより高度な分析機能やカスタマイズオプションを持つ傾向があります。しかし、最も高価なツールが必ずしも企業のニーズに合致するとは限りません。実際の予算を考慮し、必要な機能を備えたコストパフォーマンスの良いツールを選ぶことが重要です。また、見落としがちですが、導入後のランニングコストも考慮する必要があります。これには、ユーザートレーニング、システムメンテナンス、将来的なアップグレード費用などが含まれます。総合的なコストを見積もり、長期的な視点でのコスト効率を評価することが、適切なATSツール選定の鍵となります。

年に少人数しか採用しない企業は、ATSツールを導入する方がコストがかかる可能性もありますので、企業規模とサービス内容がマッチしているか確認しましょう。

カスタマーサポートの充実度

ATSツールの導入後も、トラブルや不明点が生じることは少なくありません。こうした際に迅速かつ的確にサポートしてくれるかは、ツール選びの大きなポイントとなります。

優れたカスタマーサポートは、導入の初期段階での疑問や問題の解決、長期的な運用におけるサポートを提供し、ツールの最大限の活用を可能にします。特に注意すべきポイントとして、サポートチームの対応速度、専門知識の有無、利用可能なサポートチャネル（電話、メール、チャットなど）の種類、そして緊急時の対応力が挙げられます。また、定期的なアップデートや改善に対する通知、トレーニング資料の提供、FAQやオンラインリソースの充実度も重要です。実際のユーザーレビューや体験談を参考にすることで、サービス提供者のサポート体制の実態をより詳細に把握することができます。

ATSの導入までの手順と流れ方

ATSツールの導入は、単にソフトウェアを購入するだけではありません。計画的な手順と周到な準備が必要です。以下は、ATSツール導入におけるステップバイステップのガイドです。

導入計画の立て方

• ニーズ分析
  まず、自社の採用ニーズを明確にします。何を目的としてATSを導入するのか、どのような課題を解決したいのかを整理しましょう。
• ツール選定
  ニーズに基づき、最適なATSツールを選定します。機能や価格、サポート体制などを総合的に比較しましょう。
• 予算計画
  ATSツールの購入費用、導入コスト、ランニングコストを算出し、予算を設定します。

データ移行の注意点

既存の採用データや応募者情報は、新しいATSツールへの移行が必要です。以下のポイントに注意しながら進めてください。

• データ整理
  移行前に不要なデータを削除し、必要な情報だけを移行します。
• フォーマット統一
  データの形式やカテゴリーを統一し、ATSツールに適した形に整えます。
• テスト移行
  実際の移行前に、一部のデータでテストを行い、問題がないか確認します。

社内教育

• 導入研修
  ATSツールの基本操作や活用方法を社員に教える研修を実施します。
• 資料提供
  マニュアルやFAQ、操作ガイドなどの資料を準備し、社員が自主的に学べる環境を整えます。
• 継続的なフォロー
  ATSを導入後、実務を担当する社員の疑問や課題が発生した際のサポートを続けます。

導入後のフォローアップ活動

• 定期的なフィードバック
  ATSツールの使用感や問題点など、実務担当者からのフィードバックを定期的に収集します。
• アップデート対応
  ATSツールの新機能やアップデート情報を確認し、必要に応じて再教育を行います。
• 効果測定
  ATSツール導入による採用業務の効率化やコスト削減などの効果を定期的に測定し、改善点を見つけ出します。

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