求人管理方法事例!自動化技術で大量の求人案件を管理

派遣会社・技術派遣会社の採用担当者の皆様、大量の求人案件の管理にお困りではありませんか?

「求人の頻繁なオープン・クローズに手を取られている」
「案件を複製しすぎてムダな広告費が掛かっているが、整理しきれない」
「効果状況を整理できておらず、広告費を闇雲に掛けてしまっている」

実は最近、こういったご相談が、弊社・R4に数多く寄せられています。

そこで本記事では、多くの求人を抱える企業様の案件管理を、R4が自動化技術を用いてサポートした事例をご紹介します。業務工数の削減や、広告運用コスト・採用コストの適正化に繋がるヒントも掲載していますので、是非ご覧ください。

こんな方に役立つページです

・大量の求人票の管理が大変で、省力化したい
・案件管理を外注化 (アウトソーシング) したい
・エクセル (Excel) による求人管理に限界を感じている

求人管理事例 (1)派遣会社様のケース

【 派遣会社・F社様の事例 】
事業内容 : 一般労働者派遣業
募集案件の特徴 : 製造・サービス業・介護など多岐に渡る
募集エリア : 関東圏
募集案件数 : 約 500件
募集案件の見直し : 週2回 程度

【 ご依頼の経緯 】
元々お取引のあった別企業様を介して、「Indeedの直接投稿を活用し、派遣要員の採用を強化したい。案件数が多いが対応できるか」とのご相談を頂きました。

求人案件の流用にかかる工数の削減

F社様は元々、自社で求人サイトを保有されていましたが、そこで公開している求人案件をIndeed直接投稿にも一括掲載し、派遣要員の採用拡大に繋げたいとお考えでした。F社様の求人サイトには、求人案件データをCSV形式で出力する機能が備わっておりましたので、それをIndeed直接投稿のテンプレートに流し込むことで、原稿の流用は可能でした。

しかし、F社様の求人案件データとIndeed直接投稿のテンプレートとでは、どの列に何を表記するかというデータの構成 (持ち方) が異なりました。そして、F社様の求人案件データを、Indeed直接投稿用テンプレートの構成に変換していく作業は、すべて人の手で賄っていると、週2回の掲載案件見直しペースには対応しきれないボリュームでした。

そこで弊社R4のエンジニアが、Google Apps Script・Power Automate 等の RPA (業務自動化) ツールを利用し、データ構成の変換作業をオートメーション化。人の手を使わず、正確に、スピーディーに変換を実行できる環境を整えることで、新規の求人案件も迅速に有料掲載できるようになり、応募効果改善に繋がりました。

案件管理に要する工数の削減

派遣会社様ということで、派遣先企業で人員が充足すれば、募集がクローズ (終了) となる場合もあります。

F社様の場合、もともと保有されている案件数が多いこともあり、採用担当者様ご自身も、現状どの求人をIndeedで掲載しているかを把握しきることは困難でした。そのため時には、「この求人を新たに追加してください」と案件をご共有頂いても、既にほぼ同じものが有料掲載されている…というケースも。

そこでR4のエンジニアは、掲載中の数百の案件の中から、指定の求人と類似するものをチェックするプログラムを開発。案件管理の精度を上げながら、重複での有料掲載によるムダな費消を抑え、結果として、採用のコストパフォーマンスの改善も叶えました。

求人管理事例 (2)技術派遣会社様のケース

【 人材紹介会社・U社様の事例 】
事業内容 : IT技術者を中心とした人材紹介
募集案件の特徴 : ITエンジニア(SE・PG)
募集エリア : 関東圏
募集案件数 : 約 200 ~ 500件
募集案件の見直し : 月1回

【 ご依頼の経緯 】
500以上の求人案件を保有する人材紹介会社様で、これらの募集案件をIndeedへ有料掲載し、企業へ推薦できる人材を獲得しようとされていました。R4のことは、web検索で見つけてくださったそうです。

求人案件の流用にかかる人工数・時間の削減

U社様もF社様と同様、自社で求人サイトを保有されており、そこで公開している求人案件をIndeed直接投稿に一括で流用する…という業務フローをご予定でした。流用作業は元々自社で内製していたものの、採用担当者様の業務を圧迫していたため、こうした工程を得意とする関東圏の広告代理店・A社へ、作業をアウトソースする契約を結ばれていたそうです。

ところが、掲載開始予定日の1週間前になって、U社様は突然A社から、「私たちでは作業できない」という旨の連絡を受けたそうです。A社が言うには、U社様の求人サイトの案件データとIndeed直接投稿のテンプレートとの間には、人の目によるチェックを省けない (自動化できない) 複雑な工程があると判明し、自社で予定していた工数を大幅に超えるため、契約を破棄したい――とのこと。突然の申し出にお困りになられた担当者様が、この作業に対応できる別の広告代理店をweb検索でお探しになり、R4にたどり着いたそうです。

その後、A社が「自動化できない」と判断した工程を、R4のエンジニアは無事にオートメーション化。Google Apps Script・Office Script・Power Automate 等のツールを利用し、F社様の事例と同じく、流用掲載の自動化を実現しています。

ちなみに、自動化を成功させたエンジニア曰く、A社がつまづいた「複雑な工程」は、勤務地表記に関わる箇所だったと推測されるそうです。Indeedのシステムは日々、小さな改修やA/Bテストを繰り返しています。その中のどこかのタイミングで、勤務地情報 (住所) の一部を取り出す作業の必要性が生じてしまい、勤務地表記の形式が統一されていなかったU社様の案件データに、A社は対応しきれなかったのではないか…とのことでした。

住所表記は、報道記者やプロのライター・校正者であっても、正誤の判断が難しい情報だと言われています。加えて、Indeedのように仕様が変わり続けるプラットフォームは、更新・運用にかかる工数の見通しもつきにくいもの。活用のご相談先は、普段からシステム触り慣れている専門の代理店や、その特性を把握しているエンジニアをお選び頂くのが得策です。

Indeed運用の適正化

初月は全案件500件を同一のキャンペーンにまとめて掲載し、その後の月例ミーティングに合わせて、各案件の効果 (反響) を一覧化して共有しました。

「1ヶ月で一度もクリックされなかったものは、集客力が無いと判断してクローズ」
「一定以上クリックされた案件と、それ以外の案件とで、キャンペーンを分ける」
「クリック率が低かった案件は、職種名を見直し、魅力だしをおこなう」
「応募開始を獲得できた “有力案件” は、求人原稿の内容をブラッシュアップ」
「応募を獲得できた “優良案件” には、掲載予算を多めに充てる」

など、求人案件を集客力ごとにグループ化して打ち手を考え、同一の予算額でより多くの応募を獲得できるよう、PDCAを回していきました。

結果としてU社様の応募獲得ペース・採用ペースは加速し、費用対効果も改善に至っています。また採用担当者様からは、「コア業務に集中しつつ、採用成果も上げられました」と、嬉しいお言葉も頂戴できました。

求人管理事例まとめ

弊社・R4は創業以来、のべ4,500社以上の採用・人事に携わってきました。お客様社内における採用業務体制刷新のサポートや、採用担当者様の業務支援実績も多数あり、「採用成功・採用促進の障壁になっている要因は何か」を分析できるスタッフが揃っています。

お困りごと・ご相談等をお抱えの採用担当者の皆様、まずはお気軽にご相談ください。

R4でのIndeed運用の特徴に関しては、以下記事でも解説しています

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