【新卒採用】電話で就活生を集客する方法 ~リアルな学生の声~

「説明会への予約が少ない」「書類選考の提出率が悪い」「せっかく内定を出しても承諾してもらえない」等々…採用活動でこんなお困りごとはありませんか?目まぐるしく変わる市場において採用業務に携わる方のお困りごとは千差万別ですが、特に課題が多いのは「母集団形成」「歩留り向上」「内定承諾率向上」の3つ。
※歩留り…応募→選考→内定→承諾と採用フェーズが進む中で次の工程に進んだ人数の割合

これらを解決するためには様々な手段がありますが、今回は、お金をかけず・すぐ実践でき・効果も見込める「電話集客」について、採用代行サービスのプロがご紹介します。

新卒採用の電話掛けの効果

新卒採用活動で特によくあがる課題「母集団形成」「歩留り向上」に対して効果的な電話掛けの実地方法、実際の学生の声、効果が出た事例をご紹介します。

新卒採用の電話掛けで「母集団形成」を解決する方法

「採用サイトにエントリーがあってもなかなか説明会の予約に繋がらない。」など母集団形成(=初期接点数の増加)の課題において、効果のある電話方法は下記二つです。

  • エントリー後すぐに電話する
  • エントリー後しばらくアクションのない学生に電話する

規模や業種、説明会の開催方法(対面orWEB)や日数によって差はありますが、電話で説明会の詳細を伝えることにより予約に繋がる可能性が高まります。採用目標人数や担当者のキャパによってターゲット学生の選定をすることもポイントです。具体的な実施内容は以下をご覧ください。

エントリー後すぐに電話する

< 実施内容 >
まずは事業内容や特徴を簡単に紹介。本題となる説明会をご案内し、学生のスケジュールを確認します。

電話内容の例

この度はエントリーいただき、誠にありがとうございます。本日は説明会のご案内でお電話しましたが、お時間よろしいでしょうか。

当社は(事業内容や特徴を簡単に紹介)です。会社説明会では(登場する社員の役職やプログラムを簡単に紹介)します。日程は●/●の●時~●時ですが、ご都合いかがでしょうか?

OKの場合→開催日時、受付開始時間、会場とアクセス、持ち物、服装など詳細を案内し、不明点ないか確認する。
詳細はメールでもお送りしますので、ご確認ください。それでは、●●さんにお会い出来るのを楽しみにしております。

< 効果 >
→学生の声を声を聞いてみたところ、「どこの説明会に参加するか迷っている中、ちょうど電話をくれたので予約した」など、電話掛けが説明会参加の後押しになったケースが多くあります。

表の上から2段目 運輸業の企業様では、総予約人数241名中電話予約人数が77名と、電話予約者が全体の3分の1を占める結果となりました。

エントリー後しばらくアクションのない学生に電話する

< 実施内容 >
まずは就職活動の状況を伺います。現在も就職活動中であれば説明会をご案内し、学生のスケジュールを確認します。

電話内容の例

以前はエントリーいただき、誠にありがとうございます。少しお時間よろしいでしょうか。本日は説明会につきまして、改めてのご案内でお電話しました。現在も、就職活動は継続されておりますでしょうか?

当社は(事業内容や特徴を簡単に紹介)です。会社説明会では(登場する社員の役職やプログラムを簡単に紹介)します。日程は●/●の●時~●時ですが、ご都合いかがでしょうか?

OKの場合→開催日時、受付開始時間、会場とアクセス、持ち物、服装など詳細を案内し、不明点ないか確認する。
詳細はメールでもお送りしますので、ご確認ください。それでは、●●さんにお会い出来るのを楽しみにしております。

< 効果 >
→学生の声を声を聞いてみたところ、「電話で会社概要や説明会の詳細を教えてもらい、興味を持てたので予約した」など、電話掛けが説明会参加の後押しになったケースが多くあります。

新卒採用の電話掛けで「歩留り向上」を解決する方法

「説明会予約後の当日参加率が悪い、説明会に参加したあと選考に進んでもらえない。」など歩留りの課題において、効果のある電話方法は下記二つです。

  • 説明会のリマインド電話をする
  • 選考予約の促進電話をする

案内メールだけでは予約に至らない学生も、電話でお話しするとその場でスケジュールを確認ができ、スムーズに予約に繋がる可能性が高まります。また、電話で辞退の意志を聞く場合もありますが、辞退理由を聞けるので採用活動の参考にもなります。具体的な実施内容は以下をご覧ください。

説明会のリマインド電話をする

< 実施内容 >
開催日時、受け付け開始時間、会場とアクセス、持ち物、服装など詳細を案内します。

電話内容の例

説明会の参加確認でお電話しましたが、お時間よろしいでしょうか。
(開催日時、受付開始時間、会場とアクセス、持ち物、服装など詳細を案内し、不明点がないか確認する。)
それでは、お会い出来るのを楽しみにしております。当日は気を付けてお越しください。

< 効果 >
→学生の声を声を聞いてみたところ、「説明会前に電話もらったので安心して参加できた」という声が多くありました。説明会前のリマインド電話は、参加率向上はもちろん丁寧な会社である事の印象付けや学生の安心感にも繋がり、おすすめです。

選考予約の促進電話をする

< 実施内容 >
まずは説明会で聞いた内容に対する疑問点や不明点がないか問いかけます。その後、一次選考の日程の相談や詳細の案内をします。

電話内容の例

先日は当社の会社説明会に参加いただき、ありがとうございました。
●●さんにはぜひ選考にお進みいただく、一次選考のご案内でお電話しましたが、今、お時間よろしいでしょうか。

説明会を聞いて興味をお持ちいただけましたか?分からない事やもっと聞きたいことはありませんでしたか?(回答に応じて会話をする)

さて、一次選考の日程ですが、●/●の●時~●時がございますが、ご都合いかがでしょうか?
(参加可能な場合→開催日時、受付開始時間、会場とアクセス、持ち物、服装など詳細を案内し、不明点がないか確認する。)

詳細はメールでもお送りしますので、ご確認ください。それでは、●●さんにお会い出来るのを楽しみにしております。

< 効果 >
→学生の声を声を聞いてみたところ、「案内された面接日程は都合がつかず諦めていたが電話で案内をもらって予約することができた」など、電話掛けが面接参加の後押しになったケースが多くありました。

表の2段目 情報通信業の企業様ではメール案内のみでは163名だった選考予約数を電話案内を実施したことで1.27倍の208名までUPしています。

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新卒採用の電話掛けのポイント

新卒採用の電話掛けについて、今時の学生って電話に出てくれないのでは?と聞かれることもありますが、学生も就職活動の時期は企業から電話が掛かってくる可能性があると理解しているため、一定数は出てもらえる傾向にあります。電話に出てもらうためのちょっとした工夫や、電話で話す際のポイントを紹介します。

新卒採用の電話掛けのポイント電話番号の見える化

採用ホームページ、各種採用サイト、メール署名へ電話番号を明記することで学生に安心感を与えることができます。知らない番号から電話が来た際は検索をして、知っている企業であれば折り返すという学生が多く、実際の学生からも「検索して何の電話か分からない場合は出ないようにしている」という声がありました。電話番号を明記することで、2回目の電話で繋がったり、折り返しがきたりしやすくなります。

新卒採用の電話掛けのポイント②時間帯の工夫

電話の時間帯は、講義が少ない午前中か、大学の授業が終わる16時以降が繋がりやすい傾向があります。アルバイトがある学生も、授業後からアルバイト前までの少しの時間なら、といって電話を受けてくれるケースが多いです。また「理系学生は研究で夕方が忙しい」「3年生の午前は空きコマが多い」等、ターゲットに合わせてより繋がりやすい時間を考える必要があります。説明会に参加してくれた学生に電話に出ない理由を聞いてみたところ「忙しい時間で出れなかった」という意見が多くありました。

新卒採用の電話掛けのポイント会社について伝える工夫

同時に複数の企業にエントリーしている学生が多いため、志望度の高い企業でない限り社名だけでは何の会社か分かってもらえないことが往々にしてあります。必ず最初に簡単な会社紹介を入れ、学生に興味を持って聞いてもらうことが大切です。

新卒採用の電話掛け その他の活用方法

学生と話をすると、データでは見えないリアルな市場感を掴むことができ、関係性を作ることもできます。関係性作りがうまくいき信頼関係ができると、友達を紹介してくれる可能性もあります。どんな場面での電話掛けが効果的かご紹介します。

新卒採用の電話掛け活用方法①面接前ヒアリング

現在の就職活動の状況と軸について事前にヒアリング・社内共有を行い、面接内容を相互理解の場にする等有意義な時間にする事が可能です。

電話内容の例

・選考中企業を教えていただけますか?選考中企業の共通点は?
・企業選びにおいて一番大切にしている事は何ですか?
・当社の志望順位は何番目くらいですか?

新卒採用の電話掛け活用方法②面接前のアドバイス

学生と目線を合わせて一緒に現状を整理をすることで不安を払拭し迷いなく面接に挑めるようサポートします。

電話内容の例

・面接官は40代の人事部長で、頼れる優しい上司なので、気負わずあなたらしくご参加ください。
・面接ではこういった質問をするので、回答を考えておいて欲しいです。
・面接官に対し逆質問できますが、どんな事を聞いてみたいですか?

新卒採用の電話掛け活用方法③面接後フィードバック

よかった点、改善したほうがいい点についてフィードバックします。「あなたのことをちゃんと見ています」という証明でもあり、承認欲求が高い就活生には次回面接に向けても効果的です。

電話内容の例

・面接お疲れ様でした。面接に参加してみてどうでしたか?
・面接官が●●さんをとても評価していて、特に●●が印象的だったと話していました。
・ただ、●●な部分は少し気になったので、次回気を付けてみるともっと●●さんの良さが出ると思いますよ!

新卒採用の電話掛け活用方法④内定者フォロー

内定を出したあとも定期的にやり取りをすることで不安要素を払拭し、入社を決断いただけるようにフォローします。

電話内容の例

・その後就職活動の状況はいかがでしょうか?
・当社に決めるにあたって、現時点で何か不安はありませんか?
・こんな先輩社員の話が聞いてみたいなど、ご希望はありますか?

→ヒアリングで出た不安を払拭するために、人事面談、先輩社員面談や懇親会などを設定する。

新卒採用の電話掛け まとめ

このように、たった1本の電話をきっかけに大事なご縁が繋がることもあります。

いきなり全部をやらなくても大丈夫です。まず一番困っているところがどこなのかに焦点を当ててひとつだけ取り組んでみてください。慣れるまでは少し重荷に感じてしまうかもしれませんが、「電話してよかった」と思えるタイミングが必ず来るはずです。

また、自社での対応が難しい場合はプロの採用業務代行(アウトソーシング)サービスを利用するのもおすすめです。
私たちR4では母集団形成のための電話対応スカウト送付からナビ設定内定者フォローまでご要望に合わせて採用活動をお手伝いしております。自社での対応が難しい場合はお気軽にご相談ください。
奮闘する採用担当様と学生の皆様、お互いに良いご縁があることを願っております!

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