RPO(採用代行)とは?サービス内容から失敗しない依頼方法まで

RPO(採用代行)とは?サービス内容から失敗しない依頼方法まで

新しい人材を雇い入れたくても、人手不足で採用業務が円滑に進まないと頭を抱えている企業は多いはずです。
そこで当記事では、採用業務を代行する「RPO」について解説します。
採用業務を進めるための人手が欲しい、新しい採用手法を実施したいとお考えでしたら、当記事を是非参考にしてください。

目次

採用代行(RPO)とは?

人手不足を解消するために新社員を雇い入れようとしているのに、人手が足りないことが原因で採用の業務が滞ってはいませんか?

新入社員の採用を担当することになったものの、応募者が多すぎて処理が間に合わない」「初めてのことで何から手を付ければ良いのか分からないという悩みを抱えている採用担当者の方も多いのではないでしょうか。

そのような悩みを解消するのに有効な手段に採用代行(RPO)があります。以下では、RPOについて詳しく解説します。

RPOとはRecruitment Process Outsourcingの略

RPOとは「Recruitment Process Outsourcing」の略です。企業の採用に関わる業務の一部、もしくは全てを外部に委託する「採用代行サービス」のことをいいます。近年では人手不足や業務の効率化などの理由から、RPOを利用するケースが増えています。

RPOは採用業務を企業に代わって行うサービスですが、委託された外部の企業が採用の合否を決めることはできません。そのため、正しくは応募者の合否以外の業務を代行するサービスということになります。

RPO(採用代行)できる業務の種類

委託する企業のサービス内容によって代行できる業務には様々ですが、主に次のような業務を採用代行(RPO)することが可能です。

どのような業務が可能か

  • 募集・母集団形成』に関する業務
  • 応募者管理』に関する実務、事務業務
  • 選考・面接』に関する業務
  • 内定後のフォロー』に関する業務
  • 採用計画の立案(採用コンサルティング領域)

採用代行(RPO)によっては、この他にも様々なサービスを提供しています。自社でどの業務を担当するのか、採用代行(RPO)にどの業務を任せるのかを適切に判断することで、業務の効率化に繋げることができます。

RPO(採用代行)サービスを利用する理由

企業が採用代行(RPO)を利用する理由には、次のようなものが挙げられます。

採用活動の手法が多様化している
採用活動が長期化・通年化してきている


以下では、企業が採用代行サービス(RPO)を利用する理由を詳しく解説します。

採用活動の手法が多様化している

まずは採用活動の手段が多様化している点が挙げられます。人手不足に頭を抱える企業は多く、優秀な人材をいかにして獲得するかが課題となっています。従来の採用方法では企業が望んでいる人材の獲得が困難になっています。

これまでは、求人雑誌や広告、ハローワークといった方法で採用活動が行われてきました。しかし、現在はインターネットやSNSが普及したことにより、採用活動の手法も多様化しており、求職者や時流に沿った採用活動を行うことが求められています。

しかし、新しい採用方法を実施するにはノウハウの蓄積が必要となります。加えて効果測定などの手間や工程が必要となるため、採用担当者の業務が増加します。多様化する採用活動を採用代行(RPO)に依頼することで、採用担当者の負担軽減や人材不足の解消に効果的です。

採用活動が長期化・通年化してきている

業種によっては優秀な人材の取り合いが起きています。新卒採用だけでなく中途採用でも複数の企業から内定を得られており、内定が決まっても辞退するケースが増えています。

内定辞退が増えて予定募集枠が埋まらなければ、採用活動を続けなければなりません。その結果、採用活動の長期化や通年化が起きてしまいます。

採用活動が長期化・通年化は採用担当者の負担を増やしてしまいます。これを解消するために、採用代行(RPO)のニーズは年々増しています。

RPO(採用代行)導入に向いている企業

採用代行(RPO)の導入は、あらゆる企業にメリットがあります。
中でも次のような企業は、採用代行(RPO)を導入することで大きな効果が得られるでしょう。

社内に採用担当がいない、マンパワー不足
募集職種や採用人数が多い
過去に採用活動をしても良い成果を得られていない



以下では、採用代行(RPO)の導入に向いている企業の特徴について解説します。

社内に採用担当がいない、マンパワー不足

マンパワー不足は国内の企業が抱える悩みのひとつです。企業の中には専任の採用担当がおらず、人材を募集する時だけ社員が担当するケースも少なくありません。

採用担当者がいない場合、求人媒体の選定や求人広告の作成、応募者への対応といった作業に人手が取られてしまいます。しかも社内にノウハウがないため、時間や労力を使っても人材を獲得できるとは限らず、コストばかりがかかってしまう恐れもあります。

社内に採用担当がいない企業が採用代行(RPO)を利用することで、本業を疎かにすることなく人材の獲得が可能となります。

募集職種や採用人数が多い

職種によって人材の募集方法も異なります。例えばエンジニアの採用であれば、面接する側にも専門的な知識やノウハウが必要となります。他の業種で行っているような方法では、企業が望む人材を獲得することができない恐れがあります。採用代行(RPO)であれば、専門的な分野に精通した面接官を用意することも可能なので、企業側が望む人材獲得に繋がります。

また、採用人数が多い場合も採用代行(RPO)への依頼は有効です。人材不足が顕著な企業では、採用人数が多くなるほど手間や工程がかかってしまいます。本業をこなしながら採用業務もこなすとなると、担当者に多大な負担がかかります。採用人数が多くて自社だけでは捌ききれない場合も、採用代行(RPO)に依頼することで人材不足をカバーすることができます。

過去に採用活動をしても良い成果を得られていない

自社で採用活動を行っていたけれど、納得できる成果を得られていないという企業も少なくありません。自社にマッチする条件で募集をしているはずなのに、採用した人材の技術や知識が不足していると悩んでいる採用担当者もいるのではないでしょうか。

従来の採用手法では、これまでと同じような結果しか得られません。新しい採用手法を取り入れることが重要となります。採用代行(RPO)であれば、自社にはない採用手法のノウハウを持っているので、従来とは違った採用手法で人材の募集を行うことが可能です。

RPO(採用代行)をするメリット

企業が採用代行(RPO)に採用業務の一部、もしくは全ての代行を依頼することで、次のようなメリットがあります。

採用担当者の業務負担が減る
採用のプロのノウハウを利用できるので採用成果が出やすい
計画的で戦略的な採用活動を実施できる


以下では採用業務を採用代行(RPO)にアウトソーシングするメリットについて解説します。

RPOをすることで採用担当者の業務負担が減る

専任の採用担当者がいない場合、採用業務に労力を取られてしまいコア業務まで手が回らなくなります。その結果、作業が雑になるなどして優秀な人材を取り逃してしまうかもしれません。さらにコア業務にまで支障が出てしまう恐れがあります。

採用代行(RPO)に採用業務を委託することで、採用担当者の負担が減り本来の業務に専念することができます。

採用のプロのノウハウを利用できるので採用成果が出やすい

採用代行(RPO)は、採用業務のプロフェッショナルです。
実績の多い採用代行(RPO)ほど経験が豊富で多くのノウハウを蓄積しているため、従来の方法とは違った採用手段を実施することも可能です。これまでの方法では納得できる人材を獲得できなかった企業でも、採用成果を出しやすいというメリットがあります。

計画的で戦略的な採用活動を実施できる

採用業務は計画的に行わなければ、コストの肥大化や作業担当者の負担が増えるなどが発生します。しかし、自社にノウハウがなければ採用業務を計画的に行うのは困難です。その点、採用代行(RPO)に依頼することで、計画的で戦略的な採用活動を実施することができます。さらに採用代行(RPO)が採用活動を効率的に行うことで、自社で採用業務を実施するよりもコストカットに繋がる可能性もあります。

RPO(採用代行)をするデメリット

採用代行(RPO)を利用することで、企業にとって様々なメリットがあります。ですが、その反面で次のようなデメリットがあることも覚えておく必要があります。

社内に採用のノウハウが蓄積されづらい
代行する企業により得意業務が異なる
体制が整っていない企業に依頼してしまった場合


以下では採用代行(RPO)のデメリットについて詳しく解説します。

RPOをすると、社内に採用のノウハウが蓄積されづらい

採用代行(RPO)を依頼することで、採用業務を効率的に行うことができます。煩雑な業務を外部に任せてしまうことで、コア業務に専念できることはメリットです。しかし、外部に採用業を任せっきりにすると、社内に採用のノウハウを蓄積することが困難になります。

自社で採用業務を実施する予定がないのであれば、採用代行(RPO)に依頼しても問題はないでしょう。しかし、将来的に採用業務を自社で実施する予定があるのであれば、経験やノウハウが蓄積しないのはデメリットと言えます。

RPOをする企業は様々あり、それぞれ得意業務が異なる

業種によって得意・不得意な分野があるように、採用代行(RPO)によっても得意業務が異なる点に注意しましょう。例えばエンジニア系の採用業務には慣れているけれど、広告業界は不慣れな場合が挙げられます。

採用代行(RPO)が苦手としている分野では、ノウハウや経験が不足しているため自社が望むような結果が得られない可能性があります。採用代行(RPO)に採用業務を委託する際は、自社の業務にマッチした会社を選ぶ必要があります。

体制が整っていない企業にRPO業務を依頼してしまった場合

採用代行(RPO)は採用業務に関してはプロフェッショナルですが、実績や経験によっては自社が望むレベルに達していない恐れもあります。例えば、業務代行(RPO)としての体制が整っていない企業に依頼してしまった場合です。以下では体制がと取っていない業務代行(RPO)に依頼した結果、ミスに繋がった事例について解説します。

実績の少ない企業にRPOを依頼してミスが頻発した事例

採用代行(RPO)としての実績や経験の多寡は、作業効率の良し悪しにも影響を与えます。実績や経験が豊富な採用代行(RPO)は、同じような採用業務を何度も繰り返しているため、採用業務を効率的かつスピーディーに行なえます。

対して実績や経験の乏しい採用代行(RPO)は、ひとつの業務を行うのにも時間がかかってしまうものです。例えば、応募者の選考スピードが遅いといった事例が挙げられます。応募者への連絡が遅れることで、他企業に優秀な人材を取られるリスクが高まります。

他にも採用代行(RPO)と自社のすり合わせが足りず、業種でミスマッチを起こすといったケースも少なくありません。

例として、面接官のスキルが応募者よりも低い場合です。面接官のスキルの高さが、企業全体のレベルの高さとして見られることはよくあります。 応募者よりも面接官の知識や技術力が不足していると、企業のレベルも低いと判断されてしまいます。結果、応募者の志望意欲が低下したり、面接を通過しても辞退されるなど、優秀な人材を獲得する機会を失う恐れがあります。

代行業者の体制不足で連絡がつかず困った事例

代行業者(RPO)依頼する際に注意したいのが、体制不足で担当者が不明といったケースです。採用業務を代行業者(RPO)側で担当が決められておらず、毎回担当者が変わると情報共有がうまく機能しません。結果、採用業務がどの程度進んでいるのか把握できない、もしくは面接を通過した応募者への連絡が遅れるなどのミスが頻発します。

体制が整っていない代行業者(RPO)は安価で依頼を請け負っている場合がほとんどですが、代行業者(RPO)側のミスで無駄なコストが発生する恐れがある点には注意が必要です。

RPO(採用代行)で委託(アウトソーシング)できる業務内容

委託できる採用業務は採用代行(RPO)によって異なりますが、主に次のような業務を委託することが可能です。

『募集・母集団形成』に関する業務
『応募者管理』に関する実務、事務業務
『選考・面接』に関する業務
『内定後のフォロー』に関する業務
採用計画の立案(採用コンサルティング領域)

以下では採用代行(RPO)で委託できる業務内容について解説します。

『募集・母集団形成』に関する業務

母集団」とは、就職を希望する応募者全体のことを言います。自社とマッチする人材を選別するために、母集団を書類選考、筆記試験、面接などでふるい分けます。母集団が多ければ、それだけ採用する人材が多いということを意味しています。

採用代行(RPO)に依頼することで、母集団を形成するのに必要な次のような業務を代行してもらうことができます。

1.求める人物要件・ペルソナの設計
2.求人広告掲載代行
3.スカウトメール・WEB-DMの作成・送信
4.説明会の開催代行

以下で詳しく解説します。

求める人物要件・ペルソナの設計

名前年齢性別趣味価値観ライフスタイルなどを設定し、実物にいるかのような架空の人間を作り上げることを「ペルソナを設定するといいます。ペルソナを設定することで、自社が求める人間の基準を、関係者同士で共有することが可能になります。

採用代行(RPO)では、人材を効率的に獲得するために、依頼した企業が求めている人物要件やペルソナの設計を行います。

求人広告掲載代行

採用代行(RPO)に依頼することで、求人広告を掲載する媒体の選定や発注、出稿なども代行してもらうことができます。

スカウトメール・WEB-DMの作成・送信

就職を希望しているものの就職活動は行っていない潜在層に対して、企業側からアプローチすることで人材確保に繋がります。そのための手段として用いられるのが、スカウトメールWEB-DMです。

様々なSNSが普及したことにより、スカウトメールやDMを送りやすくなりました。しかし、複数の就職希望者に1人ずつメッセージを送るのは大変な労力を必要とします。また、スカウトメールは作成が難しく、ノウハウがなければ配信しても無視されてしまうこともあります

スカウトメールの作成や配信で実績のあり、自動でスカウトメールやDMを送信する環境を整えている採用代行(RPO)に依頼することで、手軽に複数の就職希望者にアプローチすることが可能です。

説明会の開催代行

会社説明会では、自社の魅力を新卒者や中途採用者に伝えることで、本選考に進んで貰う必要があります。会社のPRで良い印象を与えることができれば、母集団の形成にも繋がります。

裏を返すと自社の魅力が伝えきれないと、他企業に人材が流れてしまうリスクが高まるということを意味しています。

採用代行(RPO)では、説明会を開催する日程の調整、説明会に使われるスライドやプレゼン資料の制作なども依頼することができます。

『応募者管理』に関する実務、事務業務

応募者の履歴書などの書類の管理、面接の日程調整、電話やメールでの問い合わせなどを依頼することができます。煩雑になりがちな作業を外部に委託することができるため、人材を応募者の管理に取られることがありません。

『選考・面接』に関する業務

応募者の書類選考や通過者の面接なども代行しています。採用代行(RPO)に依頼する際、過去に他企業で人事担当であったり、人材紹介会社でキャリアカウンセラーの経験があるなど、面接官側のスキルを指定することも可能です。

ただし、面接を全て採用代行(RPO)に任せてしまうと、企業側が望んでいる人材を逃す恐れがあります。ミスマッチを防ぐためにも、企業側と採用代行(RPO)側で綿密な打ち合わせをしておく必要があります。

『内定後のフォロー』に関する業務

内定した応募者への通知や入社前の研修の企画などを代行できます。応募者によっては面接を通過し内定が決定しても、他企業のほうがメリットがあると判断すると辞退することがあります。自社にマッチした人材の獲得を逃さないためには、内定者と密なコミュニケーションを取る必要があります。採用代行(RPO)では内定後のフォローも行ってもらえるため、応募者の辞退を防ぐことができます。

採用計画の立案(採用コンサルティング領域)

採用に必要な条件の調整や採用戦略の立案、KPI「Key Performance Indicators(重要業績評価指標)」や「KGIは「Key Goal Indicator(重要目標達成指標)」」の設定を行います。

RPO(採用代行)にかかる費用と料金体系

採用代行(RPO)に採用業務を依頼する場合、最も気になるのは費用や料金体系ではないでしょうか。採用代行(RPO)にかかる費用や料金体系として、次のようなプランが用意されています。

『月額固定』の料金プラン
業務量に応じた『従量制』見積プラン
目標やKPIに応じた『成果報酬』プラン

以下では、採用代行(RPO)にかかる費用や料金体系について解説します。

『月額固定』の料金プラン

月額固定の料金プランは、委託する業務に合わせて月額料金を支払うプランです。採用代行(RPO)によって内容は異なりますが、主に委託内容に応じたプランや、3ヶ月、6ヶ月など期間制でのプランから選ぶことができます。追加料金を支払うことで、様々なオプションを付けることも可能です。費用の目安としては、業務の一部を託する場合の相場は10万円前後、採用業務を全て委託する場合は月額40万円ほどが目安となっています。

業務量に応じた『従量制』見積プラン

「従量制」は、期間や件数など委託する業務量に応じて課金されるプランを言います。採用代行(RPO)の多くで、従量制のプランを採用しています。

委託する業務が明確になっており、自社でも採用業務を行えるのであれば費用を安く抑えることができます。例えば「応募者の人数が多く、時間や労力がかかる書類選考だけ委託したい」というように利用することで、採用担当の負担や費用を軽減しつつ、効率的に応募者の選考が可能となります。

目標やKPIに応じた『成果報酬』プラン

「成果報酬」では、「KPI(Key Performance Indicators:重要業績評価指標)」や「KGI(Key Goal Indicator:重要目標達成指標)」に応じて報酬を支払うプランです。

KGIは最終目標であり、KPIは最終目標を達成するための指標を意味しています。例えば、「新卒者を20名採用する」がKGIであり、「新卒者20名の面接を2ヶ月後までに行う」のように、時期などを明確にしたものがKPIと言います。

成果報酬プランでは、契約時に設定したKPIやKGIに応じて報酬が発生します。目標が達成されなかった場合は料金が発生しません。採用したい人数や条件が明確な場合に適しており、設定次第で大幅な費用の削減が見込めます。

RPO(採用代行)業者選びで失敗しないための5つのチェックポイント

採用代行(RPO)に委託することで、採用全般の業務を効率的に処理することが可能です。しかし、採用代行(RPO)であればどこに依頼しても同じというわけではありません。中には自社で採用業務を行うよりも効率が悪くなり、費用がかかってしまうケースもあります。そこで、採用代行(RPO)選びで失敗しないためにも、次のポイントを押さえておきましょう。

依頼業務を具体的にイメージしてもらい、対応可能か確認を
見積金額に納得できるか、代行業務内容が明確になっているか
採用代行(RPO)の実績は豊富か
代行実務をしてくれる担当は信頼できるか
個人情報の管理を厳重にしてくれているか


以下では、採用代行(RPO)選びで失敗しなための5つのチェックポイントをご紹介します。

依頼業務を具体的にイメージしてもらい、対応可能か確認を

採用代行(RPO)に業務を委託する際は、依頼したい業務を具体的にイメージしてもらい、対応可能かを確認しましょう。採用代行(RPO)に依頼することで、業務のすべてを任せることも可能です。しかし、依頼する件数が多くなれば、それだけ費用も多くかかります。

そこで、まずは自社でどの範囲まで対応可能かを整理し明確にしましょう。次いで、自社では対応しきれない業務を委託することができるかを採用代行(RPO)に確認してください。

採用代行(RPO)によっては業務に対応していない、もしくは不得意な分野である可能性もあります。自社が望む結果を得るためにも、委託したい業務に対応できるかを事前に確認しておきましょう。

見積金額に納得できるか、代行業務内容が明確になっているか

代行サービスを利用する上で注意したいのが、委託にかかる費用でのトラブルです。採用代行(RPO)によって料金プランなどが異なるため、場合によっては他社よりも費用が高くなる場合があります。そこで、委託にかかる料金の見積を出してもらいましょう。複数社から見積をもらい、費用やサービスを見比べて納得できる業者を選ぶといいでしょう。

RPO(採用代行)の実績は豊富か

採用代行(RPO)に業務を委託する際は、必ず実績をチェックしましょう。採用代行(RPO)は、採用にかかわる業務全般に対応しています。しかし、業務を請け負う体制が整っていない採用代行(RPO)の場合、ミスを頻発する恐れもあります。無駄なトラブルを招かないためにも、これまでにどのような実績や経験をしてきたかを、公式サイトなどでチェックしましょう。

新卒・中途・アルバイト、雇用形態などが近しい実績があるか

採用代行(RPO)の実績として、新卒者、中途採用者、アルバイトなど、自社が望む雇用形態に近い実績があるかも確認してください。採用代行(RPO)によっては得手不得手があるため、自社が望む雇用形態に対応していない可能性もゼロではありません。

代行実務をしてくれる担当は信頼できるか

採用代行(RPO)に限らず、全てのビジネスで信頼は重要となります。担当と情報共有をしても内容が二転三転する、約束を守らない、必要な時に連絡が取れないなど、信頼できない担当に業務を任せたくはないはずです。

採用代行(RPO)に依頼する際は、担当が信頼できるかを見極める必要があります。事前にコミュニケーションが取りやすいか、業務に対する態度などを確認しておきましょう。

営業担当だけでなく、実務担当者や体制まで確認をする

可能であれば営業担当だけでなく、実務担当者や会社の体制まで確認しましょう。会社自体の体制が整っていなければ、後々トラブルを招くリスクが高くなります。採用代行(RPO)に依頼する際は、実績だけでなく担当や会社が信頼できることを確認しておきましょう。

個人情報の管理を厳重にしてくれているか

採用代行(RPO)で業務を委託する際に、特に注意したいのが個人情報の管理です。昨今は個人情報の扱いに厳しくなっています。外部に個人情報が漏れてしまうと、会社の社会的信頼は失われてしまうでしょう。このようなことがないように、個人情報の管理を厳重にしてくれる採用代行(RPO)を選びましょう。

採用成果のためには依頼する側のスタンスも必要

採用代行(RPO)に依頼して成果を出すには、業務委託を依頼する事業側にも次のようなスタンスをとることが必要となります。

代行してくれる企業との情報共有を怠らない

採用代行(RPO)に業務を委託した後も、情報共有を密に行いましょう採用活動がどの程度進んでいるのか、業務で改善すべき点がないかなどはもちろん、業務に関する知識や技術を向上させるためにも、企業側と採用代行(RPO)で情報の共有を怠らないようにしてください。

任せっぱなしにせず、二人三脚の気持ちで一緒に成果を目指す

採用代行(RPO)に業務を委託すると、ついつい全て任せっぱなしにしがちです。しかし、業務は全て丸投げにするのではなく、採用代行(RPO)とコミュニケーションを取りながら信頼関係を深めるようにしましょう。お互いに協力し合い、二人三脚の気持ちで一緒に成果を目指すという意識を持つことが重要です。

弊社株式会社R4も、RPO(採用代行・アウトソーシング)サービスを展開しております。
詳しくは、以下よりご覧ください。

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