求人管理方法事例！自動化技術で大量の求人案件を管理

募集拠点・ポジションが多数ある企業の採用担当者の皆様、大量の求人案件の管理にお困りではありませんか？

「求人の頻繁なオープン・クローズに手を取られている」
「案件を複製しすぎてムダな広告費が掛かっているが、整理しきれない」
「効果状況を整理できておらず、広告費を闇雲に掛けてしまっている」

実は最近、こういったご相談が、弊社・Ｒ４に数多く寄せられています。

そこで本記事では、多くの求人を抱える企業様の案件管理を、Ｒ４が自動化技術を用いてサポートした事例をご紹介します。業務工数の削減や、広告運用コスト・採用コストの適正化に繋がるヒントも掲載していますので、是非ご覧ください。

こんな方に役立つページです

・大量の求人票の管理が大変で、省力化したい
・案件管理を外注化（アウトソーシング）したい
・エクセル（Excel）による求人管理に限界を感じている

1. 求人管理事例（1）飲食チェーン様のケース
1.1. 求人案件の流用にかかる工数の削減
1.2. 案件管理に要する工数の削減
2. 求人管理事例（2）小売チェーン様のケース
2.1. 求人案件の流用にかかる人工数・時間の削減
2.2. Indeed運用の適正化
3. 求人管理事例まとめ
4. 中途採用に関連する記事

求人管理事例（1）飲食チェーン様のケース

【飲食店運営会社・C社様の事例】
事業内容：複数業態の飲食店の運営
募集案件の特徴：業態別×店舗別×職種別×雇用形態別で採用をおこなっており、募集ポジションの総数が多い（鉄板焼き店の調理正社員、居酒屋のホールのアルバイトなど）
募集エリア：関東～九州圏
募集案件数：約 500件
募集案件の見直し：週2回程度

【ご依頼の経緯】
元々お取引のあった別企業様を介して、「Indeedの直接投稿を活用し、店舗スタッフの採用を強化したい。案件数が多いが対応できるか」とのご相談を頂きました。

求人案件の流用にかかる工数の削減

C社様は元々、自社で求人サイトを保有されていましたが、そこで公開している求人案件をIndeed直接投稿にも一括掲載し、採用拡大に繋げたいとお考えでした。C社様の求人サイトには、求人案件データをCSV形式で出力する機能が備わっておりましたので、それをIndeed直接投稿のテンプレートに流し込むことで、原稿の流用は可能でした。

しかし、C社様の求人案件データとIndeed直接投稿のテンプレートとでは、どの列に何を表記するかというデータの構成（持ち方）が異なりました。そして、C社様の求人案件データを、Indeed直接投稿用テンプレートの構成に変換していく作業は、すべて人の手で賄っていると、週2回の掲載案件見直しペースには対応しきれないボリュームでした。

そこで弊社Ｒ４のエンジニアが、Google Apps Script・Power Automate 等の RPA （業務自動化）ツールを利用し、データ構成の変換作業をオートメーション化。人の手を使わず、正確に、スピーディーに変換を実行できる環境を整えることで、新規の求人案件も迅速に有料掲載できるようになり、応募効果改善に繋がりました。

案件管理に要する工数の削減

派遣会社様ということで、派遣先企業で人員が充足すれば、募集がクローズ（終了）となる場合もあります。

C社様の場合、アルバイト・パート求人は比較的短いスパンで充足する場合も多く、募集開始後早い段階で案件クローズ（募集終了）となる場合もあります。しかし、もともと保有されている案件数が多いこともあり、採用担当者様ご自身も、現状どの求人をIndeedで掲載しているかを把握しきることは困難でした。そのため時には、「この求人を新たに追加してください」と案件をご共有頂いても、既にほぼ同じものが有料掲載されている…というケースも。

そこでＲ４のエンジニアは、掲載中の数百の案件の中から、指定の求人と類似するものをチェックするプログラムを開発。案件管理の精度を上げながら、重複での有料掲載によるムダな費消を抑え、結果として、採用のコストパフォーマンスの改善も叶えました。

求人管理事例（2）小売チェーン様のケース

【雑貨店運営会社・T社様の事例】
事業内容：若者向けの文具・コスメ・キャラクターグッズ等を扱う、雑貨販売店の運営
募集案件の特徴：販売職（正社員・アルバイト）ほか、一部本社人材も募集
募集エリア：関東～関西圏
募集案件数：約 200 ～ 300件
募集案件の見直し：月1回

【ご依頼の経緯】
常時200以上の求人案件を保有する雑貨屋さんの運営会社様で、安定した店舗運営に欠かせない地場人材の獲得強化を目指されていました。R４のことは、web検索で見つけてくださったそうです。

求人案件の流用にかかる人工数・時間の削減

T社様もC社様と同様、自社で求人サイトを保有されており、そこで公開している求人案件をIndeed直接投稿に一括で流用する…という業務フローをご予定でした。流用作業は元々自社で内製していたものの、採用担当者様の業務を圧迫していたため、こうした工程を得意とする広告代理店・A社へ、作業をアウトソースする契約を結ばれていたそうです。

ところが、掲載開始予定日の1週間前になって、T社様は突然A社から、「私たちでは作業できない」という旨の連絡を受けたそうです。A社が言うには、T社様の求人サイトの案件データとIndeed直接投稿のテンプレートとの間には、人の目によるチェックを省けない（自動化できない）複雑な工程があると判明し、自社で予定していた工数を大幅に超えるため、契約を破棄したい――とのこと。突然の申し出にお困りになられた担当者様が、この作業に対応できる別の広告代理店をweb検索でお探しになり、R４にたどり着いたそうです。

その後、A社が「自動化できない」と判断した工程を、R４のエンジニアは無事にオートメーション化。Google Apps Script・Office Script・Power Automate 等のツールを利用し、C社様の事例と同じく、流用掲載の自動化を実現しています。

ちなみに、自動化を成功させたエンジニア曰く、A社がつまづいた「複雑な工程」は、勤務地表記に関わる箇所だったと推測されるそうです。Indeedのシステムは日々、小さな改修やA／Bテストを繰り返しています。その中のどこかのタイミングで、勤務地情報（住所）の一部を取り出す作業の必要性が生じてしまい、勤務地表記の形式が統一されていなかったT社様の案件データに、A社は対応しきれなかったのではないか…とのことでした。

住所表記は、報道記者やプロのライター・校正者であっても、正誤の判断が難しい情報だと言われています。加えて、Indeedのように仕様が変わり続けるプラットフォームは、更新・運用にかかる工数の見通しもつきにくいもの。活用のご相談先は、普段からシステム触り慣れている専門の代理店や、その特性を把握しているエンジニアをお選び頂くのが得策です。

Indeed運用の適正化

初月は約300件あった全案件を同一のキャンペーンにまとめて掲載し、その後の月例ミーティングに合わせて、各案件の効果（反響）を一覧化して共有しました。

「1ヶ月で一度もクリックされなかったものは、集客力が無いと判断してクローズ」
「一定以上クリックされた案件と、それ以外の案件とで、キャンペーンを分ける」
「クリック率が低かった案件は、職種名を見直し、魅力だしをおこなう」
「応募開始を獲得できた “有力案件” は、求人原稿の内容をブラッシュアップ」
「応募を獲得できた “優良案件” には、掲載予算を多めに充てる」

など、求人案件を集客力ごとにグループ化して打ち手を考え、同一の予算額でより多くの応募を獲得できるよう、PDCAを回していきました。

結果としてT社様の応募獲得ペース・採用ペースは加速し、費用対効果も改善に至っています。また採用担当者様からは、「コア業務に集中しつつ、採用成果も上げられました」と、嬉しいお言葉も頂戴できました。