面接のドタキャンはなぜ起こる？よくある理由と対策！

応募は来たのになぜか面接に繋がらない、いざこれから面接！というときに肝心の応募者が来なかった…こんな出来事に頭を抱える企業様は多くいらっしゃるかと思います。
この記事ではよくあるドタキャンを例に、その対処法をお伝えしています。面接辞退、ドタキャンにお悩みの採用担当者のお役に立てると嬉しいです。

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なぜ面接をドタキャンされる？応募者の理由とは？

面接の日程調整までしたのに、当日ドタキャンされた…採用担当者なら一度はご経験のあることではないでしょうか？せっかく応募者を獲得できたのに、面接ドタキャンはとても辛い気持ちになりますよね。 ここでは、実際に当社でお客様からよく聞く、応募者の面接ドタキャン理由を4つご紹介していきます。

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面接ドタキャン理由①面接前に再考、希望と異なると判断した

「よくよく考えると、この求人原稿の書き方って扶養内不可？」「接客無と書いてあるけど、電話対応はありそう…？」など求人内容を改めて確認すると、少しぼやけた書き方、不明確な記載をしているなど、そんなことはありませんか？

もしかしたら、そのような記載方法が原因で、求人の初見時と2回目以降見た時に仕事内容などにギャップが生じ、それが不安感や再考する機会を与えてしまっているのかもしれません。

面接ドタキャン理由②体調不良や事故など不測の事態が起きた

せっかく面接に備えていたのに、急に体調不良になってしまい、面接をドタキャンしてしまうケースです。
誰にも起こり得ることが故に仕方のないことですが、せめて連絡だけは入れて欲しいのも事実ですよね。

しかし応募者側からすると、面接辞退理由を素直に打ち明けにくい、連絡しにくいというケースもあります。
特に女性からよく聞くのが、「生理痛・PMS」など。生理中の体調不良だけでなく、生理前・後の体調不良が酷くなる方も一定数いらっしゃいます。
採用担当が男性だった場合、なおさら連絡しづらくなることもしばしばあるようです。

また面接に向かうまでの間、事故にあってしまったという事例もあります。
自転車での事故や車での事故などは、相手を巻き込んでしまうと緊急事態に発展するかもしれません。
また応募者側からすると、「事故を起こす＝不注意・注意力に欠ける」などマイナスイメージに取られてしまう…という考えから、そのままドタキャンをしてしまうこともあるようです。

面接ドタキャン理由③他社内定による辞退

他社内定による辞退は、最もよく聞くドタキャン事例です。

ほとんどの会社が、応募後のフローを書類選考⇒面接選考と設けていることもあり、応募者は最初のハードル「書類選考合格」の確度を上げるため、合格可能性のありそうな求人へ複数応募するケースが多く見られます。

そのような中で、応募した求人全てが第一志望とはいいがたく、もしかしたら2番手、3番手の可能性もあります。特に第一志望の選考が進み内定を獲得すると、他社の選考状況の把握がおろそかになってしまいがちになります。その結果、面接辞退を事前に連絡できず、当日のドタキャンに繋がってしまうのかもしれません。

また「とりあえず早く転職できるところ、早く働けるところに行きたい」と考えている応募者も一定数見受けられます。このような応募者は一番最初に連絡をもらったところ、内定をもらったところに就職することが多いです。

面接ドタキャン理由④面接日を忘れていた

こちらは応募者側の問題にもなるかもしれませんが、面接日を忘れてしまっていたケースも残念ながら多く見られます。2，3週間後に面接日を設定しているケースや、メールなどで文面に日付を残さず電話だけで面接日を決めるケースなどは、より一層面接日のドタキャンを招いてしまいかねません。 会社側からできる工夫から始めてみるのも1つの手です。

面接をドタキャンされないようにする工夫とは？

前述より、ドタキャンと一口に言っても、応募者側には面接をドタキャンしてしまう理由が様々ある事が分かりました。
この章では会社側ができるドタキャンを防ぐ対策について、例を挙げながら解説していきます。

面接ドタキャン対策①求人内容は正確に、分かりやすく

応募者は求人に記載されている内容から働く姿をイメージしたり、給与・福利厚生などの条件等を読み取っていきます。そのため、誤解を与えそうな表記や遠回しな表現などは、求人票においてなるべく記載しないようにするのがベストです。

仕事内容をできるだけ分かりやすく記載、条件等は簡潔に記載するなど、応募者がイメージしやすい求人票の作成を心がけることが大切です。また採用ペルソナを設定し、そのペルソナに訴求するような求人票にすると、より応募者に響く内容になるかもしれませんよ。

面接ドタキャン対策②応募者の対応は迅速に！かつ丁寧に！

応募者が最も求人に意欲・関心がある瞬間、それは応募直後になります。この応募直後にどれだけ応募者と連絡が取れるかが、ドタキャンを防ぐ鍵となるでしょう。
できれば応募後～5分以内に電話で連絡をとるのがベストになります。応募後5分以内であれば、応募者が引き続き携帯やスマートフォンなどで求人を探している可能性が高く、電話で連絡した時に気付いてもらいやすくなるためです。

また電話での対応も丁寧に行うこともとても大切です。面接前やり取りなどで担当者の対応が悪かったために、面接当日ドタキャン・・・という事例も多く見受けられます。
「まずは応募いただき、ありがとうございます」という気持ちを伝えるだけでも、丁寧な心遣いが応募者へ伝わると思いますよ。

面接ドタキャン対策③応募者対応マニュアルを作成しよう

せっかく応募の通知が来たのに、こんな時に限って担当者が不在で連絡ができない・・・なんてことはありませんか？
前述でもお伝えした通り、応募者になるべく早く連絡することが面接に繋げる鍵となります。

こちらを解決するのが、応募者対応マニュアルの作成です。トークスクリプトを作成したり、面接日の日程調整ができるよう担当者のスケジュールを共有したり、担当者以外の誰が対応しても大丈夫なように体制を整えておくこともおすすめです。

面接ドタキャン対策④リマインド連絡で面接日忘れを防止

面接日前日、応募者へリマインド連絡を入れておくことも大切です。リマインド連絡方法としては電話、メール・ショートメッセージがあります。

その中でも特におすすめなのは電話です。電話を介して事前に会話しておくことで、応募者の面接ハードルを下げたり、緊張感を和らげることができます。
またその連絡の中で「当日はお茶かコーヒーどちらがよろしいですか？」など聞いてみるのも良いと思います。応募者への心遣いが伝えられるとともに、応募者へ面接を意識させることにも繋げることができると思います。

面接ドタキャンを防いだ事例

ここからは前項でお伝えしたドタキャン防止策にプラスαし、実際に当社で取り組んだ際、面接ドタキャン率が下がった事例をご紹介します。手軽に始められるものになりますので、ぜひご参考ください。

手ぶら面接OK

面接時に持参する履歴書や経歴書など、事前準備に時間のかかるものは応募者にとっては負担となってしまいます。履歴書用紙の購入費、証明書の撮影費など、不合格になるかもしれないのに、費用負担が発生することは応募者にとって余計無駄とも思える出費なのかもしれません。これが理由で面接当日、履歴書などの準備ができていないからドタキャンした・・・なんて事例も残念ながらよく聞く事例となります。

この課題を解決するために「手ぶら面接ＯＫ」で募集をしたところ、より多くの応募者と面接をすることができました。書類選考無しに面接は考えられない！という考えも分かりますが、まずはドタキャンを防ぐため応募者と会ってみることも大切ではないでしょうか？面接時、是非採用したい人材だと感じた際には、その場で会社側が用意した履歴書へ記入してもらい、応募者の費用的負担を軽減してあげるのも会社側ができる対策となります。

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応募者と電話で沢山会話する

「現職が忙しくてなかなか時間が取れない」「引っ越し予定で現在遠いところに住んでいる」など、面接の時間がとれない、来にくい応募者もいらっしゃいます。

その場合、お電話にて「どんな方か？（年齢・現職・転職時期・保有資格など）」「転職理由は何か？」「何を転職の軸にしているのか？」を会話し、接触回数を増やしていくのも一つの手です。接触回数を増やすことは、「単純接触効果」として、心理学でも立証されている相手に興味を持ってもらう方法となります。

またその際に、動機形成として、会社の魅力やアンマッチが起きないような情報を伝え、面接ができるようになったら面接を行うようにします。この場合面接方法は、WEBでも対面でも可です。相手に興味を持ってもらい、動機形成された状態で、応募者と面接をされる企業もあります。会社側としても、電話で会話することでメールでは伝わりにくいような人となりが分かるので、面接したい方なのかどうなのかを見極めを行ったり、面接前に効率化を進めることができるようになります。

面接ドタキャン　まとめ

以上、面接のドタキャンの事例とその対策についてまとめてきましたが、いかがだったでしょうか？
ドタキャンと一口に言っても応募者側にも様々な理由があるため、企業側がその理由を事前に把握しているかどうかだけでも対策が立てやすく、応募者とのやり取りもスムーズになるかと思います。ぜひ、こちらの記事を参考に今後の採用活動にお役立てください。

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