【コピペで使える】応募者へのメッセージ例文集!エアワークにも使える!

エアワーク|コピペで使える!「メール作成テンプレート」に例文登録がない応募者への返信文

リクルートが提供する、無料の採用管理サービス『AirWORK(エアワーク)採用管理』。応募者とのメッセージのやりとりが画面上で完結でき、しかも例文のテンプレートまで使えるという便利なツールですが、「応募者に伝えたい内容の例文が無くて困った…」という経験はありませんか?

本記事ではそんな時に役立つ、応募者への返信文の例を追加でご紹介します。文面は、実際に採用過程に携わる求人ライターが監修済み。文章の形式は、エアワーク内に登録されている例文と合わせているため、コピー&ペーストしたのちに空白部分(●●)を穴埋めすれば、すぐにお使い頂けます。

エアワークの「メール作成テンプレート」に
登録されている返信用例文

エアワークには、「応募者管理」画面の「メッセージ」機能で使える、下記画像のような「メール作成テンプレート」が搭載されています。選考プロセス(履歴書の送付依頼から内定連絡まで)で必要な応募者とのコミュニケーションは、この8つのテンプレートを活用するとスムーズに進められます。

8つのテンプレート ※2023/3/8 現在の内容
(各種書類送付依頼、書類選考 不合格、面接微調整、面接日確定、面接日程変更のお願い、面接日 前日リマインド、面接 合格通知、面接 不合格通知)

なお、上記テンプレートの内容は、以下のエアワーク ヘルプページからも参照できます。

ヘルプページ – Airワーク採用管理 応募者の管理 メール作成テンプレート
https://bit.ly/3F6zEH4

エアワークの「メール作成テンプレート」に
登録されていない返信用例文

ここからは、上記の「メール作成テンプレート」内に例文が登録されていない内容を、応募者に伝えたいときに使える返信文をご紹介します。

【応募者へのメッセージ例文】応募書類の不備・不足による再送付依頼

応募者へ添付・送付を依頼していた応募書類に、不備・不足があった場合に使える文面例です。求職者の多くは複数の会社へ同時にエントリーしており、どの会社に、何を送るかを間違えてしまう場合もあります。書類が足りないから…といって即座に不合格にするのではなく、下記のような文面を用いて、もう1ステップ猶予をあげてみてはいかがでしょうか。

【例文】
件名:
【ご対応のお願い】応募書類に関しまして

本文:
●●様

株式会社●● 採用担当 ●●です。
応募書類のご送付、誠にありがとうございました。

さて、いただきました書類を確認したところ、
●●のご用意が無いようでした。
つきましてはお手数ですが、追加で弊社宛にお送りいただけませんでしょうか。

ご不明な点がございましたら、折り返しご連絡くださいませ。
お忙しいところ恐縮ですが、ご対応の程よろしくお願いいたします。

————————————————
株式会社●●
●●●●
————————————————

【応募者へのメッセージ例文】オンライン適性検査 受検の案内

書類選考の合格後や、一次面接の通過後に、Web上での適性検査を課す場合に使える文面例です。送信に当たっては、受検画面のURLに間違いがないか、リンクが正しく掲載されているかを、念のためご確認ください。

【例文】
件名:
適性検査のご案内

本文:
●●様

株式会社●● 採用担当 ●●です。
弊社求人にご応募いただき、誠にありがとうございます。

応募内容を拝見し、●●様には適性検査へ進んでいただきたくご連絡差し上げました。
お手数ですが、ご自身のPCのブラウザから以下URLを開いていただき、
画面の案内に沿って、受検を完了していただきますようお願いいたします。

https://●●●●●●●●●●●●

※受検期限は、●月●日(●)●●時●●分までとなっております。

なお、ご自身のPCで閲覧ができない場合や、URLが上手く開けない場合、
もしくは上記期限内の受検が難しい場合は、折り返しのご連絡をいただけませんでしょうか。

お手数をおかけしますが、ご対応の程よろしくお願いいたします。

————————————————
株式会社●●
●●●●
————————————————

【応募者へのメッセージ例文】オンライン適性検査 受検期限のアラート

上記で案内したオンライン適性検査について、応募者が受検期限までに対応しなかった場合に使える、受検を促す文面例です。なお、システムによっては、受検期限を過ぎると発行したURLが無効化される場合がありますので、こちらも送信に当たっては、URLが有効であることを再度ご確認ください。

【例文】
件名:
【再度のご連絡】適性検査のご案内

本文:
●●様

株式会社●● 採用担当 ●●です。

先日ご案内いたしました適性検査につきまして、
受検状況の確認のため、ご連絡差し上げました。

当初の受検期限が●月●日(●)●●時●●分までとなっておりましたが、ご対応いただけておりますでしょうか。
未受検の場合はお手数ですが、ご自身のPCのブラウザから以下URLを開いていただき、
画面の案内に沿って、受検を完了していただきますようお願いいたします。

https://●●●●●●●●●●●●

なお、ご自身のPCで閲覧ができない場合や、URLが上手く開けない場合、
もしくは上記期限内の受検が難しい場合は、折り返しのご連絡をいただけませんでしょうか。
また、選考のご辞退を希望される場合も、お手数ですがご一報いただけますと幸いです。

お忙しいところ恐縮ですが、ご対応の程よろしくお願いいたします。

————————————————
株式会社●●
●●●●
————————————————

【応募者へのメッセージ例文】オンライン適性検査 受検完了のお礼

上記で案内したオンライン適性検査について、応募者の結果が受付された際に使える文面例です。無事に検査が完了し、次はこちらからアクションするので待っていてほしい…と応募者に伝えることで、選考ステップが一つ進んだという安心感を持ってもらえます。

【例文】
件名:
適性検査へのご対応ありがとうございました

本文:
●●様

株式会社●● 採用担当 ●●です。
先日は適性検査へのご対応、誠にありがとうございました。

●●様のご受検が完了しておりますことを、弊社にて確認いたしました。
結果を拝見した上で、選考結果をご連絡いたしますので、今しばらくお時間くださいませ。

以上、よろしくお願い致します。

————————————————
株式会社●●
●●●●
————————————————

【応募者へのメッセージ例文】過去に不合格とした重複応募者への連絡

求職者の中には、選考不合格後も何度もエントリーされる方がいらっしゃいます。そういった方に改めて、以降の応募をご遠慮頂く旨お伝えする文面です。

【例文】
件名:
今回のご応募につきまして

本文:
●●様

株式会社●● 採用担当 ●●です。
弊社求人にご応募いただき、誠にありがとうございます。

さて、弊社宛の応募者様の履歴を確認いたしましたところ、
●●様におかれましては、以前にもご応募をいただいているようでした。

恐れ入りますが、過去にご応募いただいた方に関しましては、以降の応募をご遠慮いただいております。
何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。

末筆となりますが、●●様の今後のご活躍をお祈り申し上げます。

————————————————
株式会社●●
●●●●
————————————————

【応募者へのメッセージ例文】内定辞退了承の連絡

最終選考を通過し、内定者となった応募者が、辞退に至った際に使える文面例です。非常に残念なことではありますが、求職活動の中で時間を割いてくださった方ですので、最後まで気持ちのよいコミュニケーションを心掛けたいものです。

【例文】
件名:
内定のご辞退につきまして

本文:
●●様

株式会社●● 採用担当 ●●です。
この度はご丁寧にご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。

内定ご辞退の旨、大変残念ではございますが承知いたしました。
またご縁がございましたら、一緒に働けますことを楽しみにしております。

末筆となりますが、●●様の今後のご活躍をお祈り申し上げます。

————————————————
株式会社●●
●●●●
————————————————

エアワークの「メール作成テンプレート」を活用して、
スピーディーな連絡を

魅力的な応募者であればあるほど、ほかの企業もその人材を狙っているはずです。「是非とも入社してほしい!」と思える応募者に出会えた時には、こうしたメール作成テンプレートも活用しながら、スピーディーな連絡を心掛けましょう。

「採用担当者が他の業務も兼任していて、手が回らない」「応募者数が多すぎて、連絡に時間が掛かる」…といった問題をお抱えの場合は、応募者対応や書類選考などを、採用の専門家へアウトソースするのも一つの方法です。もちろん、弊社・R4でもご相談を承っておりますので、お気軽にご連絡ください。悩める人事様・採用担当様の心強い味方として、事業成長に繋がる出会いをお手伝いします。

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